Om begrotingen samen te kunnen voegen moet er één begroting in het project aanwezig zijn waarbij staat aangegeven dat dit de totaalbegroting is:
In deze totaalbegroting mogen geen begrotingsregels aanwezig zijn, de onderdelen staart uurlonen en de algemene gegevens mogen wel gevuld zijn.
LET OP: |
De instelling Unieke middelencodering (UMC) mag in deze totaalbegroting echter niét AAN staan, in dat geval wordt het samenvoegen geweigerd en afgebroken. Door deze instelling zouden de toegevoegde kostenposten immers gewijzigd kunnen worden op onder andere de toegepaste prijs per kostensoort en dat mag niet. De optie Unieke middelencodering kan bij de Algemene Gegevens van de totaalbegroting worden uitgezet. Eveneens moet het begrotingtype van deze totaalbegroting 'Traditioneel' of 'RAW' zijn. |
Bij het samenvoegen van begrotingen worden de begrotingen, waarvan aangegeven staat dat ze moeten worden ingevoegd, inclusief de daarin toegepaste uurlooncodes maar met uitzondering van de staartgegevens en de algemene gegevens, aan de totaalbegroting toegevoegd. Hierbij worden alle hoeveelheden vermenigvuldigd met de frequentie die bij die begroting staat aangegeven. De begrotingsregels van de begrotingen worden samengevoegd op basis van een op te geven kolom. Dit moet een alfanumerieke kolom zijn, de meest voor de hand liggende is de calculatiecode kolom maar ook andere codekolommen of de omschrijving zijn mogelijk.
De opties zijn:
Elementen niet comprimeren
Bij het samenvoegen kunnen de elementregels uit de verschillende deelbegrotingen, bij een gelijke codering, gecomprimeerd worden tot één elementregel in de totaalbegroting. In dat geval worden de hoeveelheden van de elementregels in de totaalbegroting ook opgeteld. Aanvinken van deze optie betekent dat ook de elementregels uit de verschillende deelbegrotingen in de totaalbegroting worden opgenomen met daarbinnen de bijbehorende kostenpostregels. Het comprimeren van de kostenpostregels vindt niét plaats tijdens het samenvoegen in de totaalbegroting. Als dit gewenst is zal dat na het openen van de totaalbegroting via de menufunctie [Bewerken] + [Begroting comprimeren] moeten gebeuren.
Eventuele meetstaten kopiëren
Meetstaten kunnen ook gekopieerd worden in de totaalbegroting. Hierbij wordt de meetstaat echter op basis van frequentie 1 uit een deelbegroting toegevoegd. Dat betekent dat bij hogere frequenties, dat gebruikelijk is in woningbouwprojecten, er geen overeenkomende hoeveelheid meer is in de begrotingsregels en de gekoppelde meetstaten. Deze hebben dan ook een aangepaste meetstaatkoppelindicatie. Aan elementregels gekoppelde meetstaten kunnen verloren raken als de elementregels gecomprimeerd worden tijdens de samenvoeging. Niet in alle gevallen is het dus interessant om meetstaten te kopiëren in de totaalbegroting.
Sorteer elementen
Elementen worden gesorteerd in de totaalbegroting op basis van de gekozen codering als deze optie wordt toegepast.
Resultaat:
Na het activeren van de samenvoeging worden er een aantal controles uitgevoerd. Het kan het zijn dat de samenvoeging direct wordt afgebroken omdat er fouten zijn geconstateerd, dit gebeurt als bijvoorbeeld de totaalbegroting niet leeg is maar nog begrotingsregels bevat. Ook als de UMC instelling AAN staat is dat het geval. Dan volgt onderstaande melding.
Als de totaalbegroting wél wordt samengevoegd kunnen er nog eventuele waarschuwingen in het logboek worden vermeld.
Dit is bijvoorbeeld het geval als er verschillende uurlonen zijn toegepast in de deelbegrotingen:
Na het samenvoegen verschijnt een aangepaste weergave van de begrotingen. Het totaalbedrag van de totaalbegroting en de statusbalk is aangepast van 0 naar nnnnn.
Aandachtpunten
Ter controle moet het totaal van de afzonderlijke deelbegrotingen (tweede getal in de statusbalk) gelijk zijn aan het totaal van de totaalbegroting (eerste getal in de statusbalk). De reden van het verschil is in dit geval veroorzaakt door het verschillende uurloon A.
Het ontbreken of niet correct opbouwen van de staartgegevens in de totaalbegroting kan ook een reden zijn dat er een verschil is, dit wordt niet gemeld tijdens het samenvoeg proces. Er moet een gelijke invulling van opslagregels als de opbouw in de deelbegrotingen aanwezig zijn. Eventueel toegepaste bruto verzamelposten in de deelbegrotingen dienen ook in de totaalbegroting op de juiste plaats van de staart te worden opgenomen. Alleen in dat geval sluit de aanneemsom in de totaalbegroting aan bij die van de toegepaste deelbegrotingen met hun frequentie.